In het eerste deel van deze blogreeks ging ik in op het opstarten van een migratieproject. Waarmee moet je allemaal rekening houden? Aan bod kwamen zaken als de initiatiefase, de te hanteren migratiestrategie en de invulling van het migratieteam. In dit tweede deel ga ik dieper in op het uitvoeren van de migratie. Hoe registreer je een migratietraject, hoe kun je de migratiestappen automatiseren en wat doe je met tooling?
Lees hier het eerste deel van de blog reeks.
Registratie
Zodra je met de uitvoering van een migratie begint, is het goed om te bepalen hoe een en ander bijgehouden gaat worden.
- Wat moet er worden bijgehouden?
- Voor welke partijen moet de registratie inzichtelijk zijn?
- Hoe gaat er gerapporteerd worden?
- Aan wie gaat er gerapporteerd worden?
Bij de registratie van een groot migratietraject komt veel kijken. Zo moet intern de voortgang bewaakt worden. Zijn er knelpunten? Dan moeten die snel inzichtelijk gemaakt kunnen worden. Voor het bijhouden/registreren hiervan zijn vaak verschillende hulpmiddelen voorhanden. Je kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van Excel om rapportages te maken die gebruikt kunnen worden tijdens overlegvormen. Word kun je gebruiken om voortgangsrapportage op stellen en PowerPoint is geschikt om periodiek de status naar de stakeholders te communiceren/presenteren.
Transparantie
Als het gaat om tooling, adviseer ik om altijd binnen de organisatie te kijken welke tools al gebruikt worden en daarop voort te borduren. Zo voorkom je de introductie van een nieuw product. Mocht er niets voorhanden zijn, kies dan voor een product waarvan de acceptatiedrempel zo laag mogelijk is. Denk bijvoorbeeld aan producten uit de Office-suite. Hiermee voorkom je onnodige adoptieproblemen.
Binnen de besproken case, de SharePoint-migratie, hebben wij er als projectteam voor gekozen om SharePoint te gebruiken als tool waarin de voortgang bewaakt kon worden. Door gebruik te maken van een standaard SharePointlijst konden we alle informatie over de projectscope opslaan en publiceren naar alle partijen.
Aan deze lijst zijn metadata en workflowfunctionaliteit toegevoegd voor het zoeken/vinden van informatie en het automatiseren van een gedeelte van de communicatie richting de business. Hier kom ik later in deze blog op terug. Daarnaast kregen alle betrokken partijen toegang tot de omgeving, waardoor de status van het project op elk moment direct inzichtelijk was voor alle partijen.
Binnen de SharePointlijst werden al de te migreren onderdelen (de sites en site-collecties) opgenomen. Over deze onderdelen werden onder andere de onderstaande zaken bijgehouden:
- Wie is/zijn de kennishouder(s) van de site/sitecollectie?
- Kennishouder was het directe aanspreekpunt en begeleidde de migratie vanuit de business
- Categorie
- Standaard
- Standaard site zonder maatwerk of andere soorten functionaliteit die een standaard migratie in de weg kunnen zitten
- Special
- Sites die functionaliteit bevatte die wel in de oude omgeving maar niet in de nieuwe doelomgeving zou gaan werken
- Maatwerk
- Sites die maatwerk bevatten
- Migratieconsultant
- De consultant die vanuit het projectteam de migratie begeleidde, tevens het aanspreekpunt voor de business
- Migratie Data Acceptatie > Productie
- Het moment van migratie naar acceptatie en productie
- Standaard
Bovenstaande punten zijn specifiek voor een SharePoint-migratie en wijken vanzelfsprekend af, zodra de migratie een ander product betreft. Wij kwamen er snel achter dat de door ons vooraf bedachte metadata niet volledig was. Met als resultaat dat de lijst tijdens de migratie ook op detailniveau wijzigde.
Categorieën werden toegevoegd en de sites werden met maatwerk verder geanalyseerd en voorzien van extra metadata. Zodoende kregen wij goed inzichtelijk hoeveel maatwerk er nodig was en wat daarvan de impact was op de doorlooptijd.
Flexibiliteit
Probeer altijd rekening te houden met veranderingen in de aanpak en/of aanvliegroute van een project. Giet dus niet je hele aanpak vast in beton, maar zorg ervoor dat je je aanpak tijdens de migratie regelmatig evalueert op geschiktheid en voer waar nodig wijzigingen door.
Wijzingen kunnen plaatsvinden in de registratie, maar zeker ook in de uitvoering van de migratie. Zorg ervoor dat de gekozen tooling hier flexibel mee kan omgaan en houd de business op de hoogte zodra wijzigingen worden doorgevoerd. Op die manier kun je snel ingrijpen en blijft de impact op de voortgang van het project tot een minimum beperkt.
Voor ons gaf het bijhouden van de voortgang in SharePoint (en het vanuit SharePoint rapportages draaien in Excel) rust en duidelijkheid. Het voorkwam onnodige vragen, want alle partijen hadden toegang tot de omgeving. Ook bood het ons de ruimte en tijd om ons volledig te focussen op het uitvoeren van de migratie.
De lijst werd voor aanvang van de migratie gevuld met data, die vervolgens werd gedeeld met de kennishouders. Daarna werd de data door de consultants en kennishouders getoetst op volledigheid en geaccordeerd. Zo wisten we voor aanvang van de migratie dat hetgeen wat gemigreerd moest worden gevalideerd was en alle partijen hiervan ook op hoogte waren.
Automatisering
Na het leggen van de basis van de uitvoering, was het tijd om de migratie te stroomlijnen. Tip: het is goed om vooraf te bepalen welke migratiestappen geautomatiseerd kunnen worden. Let hierbij vooral op tijdswinst versus de investering die geleverd moet worden.
Vanuit ons project hebben wij de migratiestappen die foutgevoelig en/of tijdrovend waren tegen de meetlat gehouden. Vervolgens hebben we de afweging gemaakt een stap wel of niet te automatiseren. Dit hangt natuurlijk weer sterk af van de investering en wat die investering op gaat leveren (de impact op de doorlooptijd).