Tien tips voor een succesvolle migratieadoptie

A picture

Datum

19-6-2019

Leestijd

5 minuten

Expertise

In het tweede deel van mijn blogreeks ging ik in op de uitvoering van een migratieproject. Ook gaf ik aan wat hierbij de belangrijkste aandachtspunten zijn. Hoe kun je de voortgang van het project registreren? Waar kun je stappen automatiseren? En welke tooling kun je hiervoor gebruiken? In dit derde en laatste deel geef ik je graag wat tips voor een succesvolle migratieadoptie; een fundamenteel onderdeel van een project.

Lees hier het tweede deel van mijn blogreeks over de do's en don'ts van migraties.

Waarom adoptie?

Wat houdt adoptie eigenlijk in? Adoptie (of user adoption) betekent dat wat beschikbaar wordt gesteld (bijvoorbeeld een migratie of nieuwe functionaliteit) eigen wordt gemaakt door de gebruikersgroep. Dit is een essentieel onderdeel van ieder implementatie- of migratieproject. Want als functionaliteit niet of niet op de juiste manier wordt geadopteerd, wordt het ook niet of niet op de juiste manier gebruikt. Met gefrustreerde gebruikers en onbenutte functionaliteit tot gevolg. Maar ook verlies van geld en tijd: de doelen van de organisatie zijn namelijk niet gehaald. Het is dan ook van groot belang goed over adoptie na te denken. Hoe pak je het aan? Welke tooling zet je in en hoe? Elk project is uniek en vraag om een andere adoptiestrategie.

Toch kan ik je wel een aantal algemene tips geven. Is dit de heilige adoptiegraal? Nee, maar het geeft je hopelijk wel wat stof tot nadenken.

Tip 1: Richt je ook na livegang op adoptie

Adoptie is een ongoing proces; het is niet ‘af’ als het project is afgerond. Adoptie begint idealiter bij de start van het project en loopt door nadat de laatste functionaliteit is opgeleverd. Het materiaal, de inhoud en de doelgroep kunnen tijdens het project veranderen. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe medewerkers en nieuwe functionaliteit die wordt toegevoegd.

Zorg er daarom voor dat je binnen de adoptiestrategie ook rekening houdt met het traject na de livegang. Plan hiervoor periodiek sessies in waarop bestaande en nieuwe gebruikers zich in kunnen schrijven. Begeleiding en gebruikers voorzien van richtlijnen staan hierin centraal.

Tip 2: Begin tijdig (idealiter bij de start van het project)

Zoals benoemd bij punt 1, start een adoptietraject idealiter parallel aan de start van het project. Neem gebruikers mee en communiceer over wat er wordt gebouwd of geïmplementeerd. Wat verandert er voor gebruikers? Waar moeten zij rekening mee houden? Benoem ook de voordelen ten opzichte van de huidige werkwijze(n) en geef aan hoe zaken na implementatie slimmer/efficiënter worden opgelost.

Tip 3: Stel met de business een businesscase voor adoptie op

Formuleer samen met de business (key-users/projectbetrokkenen) de businesscase die hoort bij de adoptiestrategie en draag deze ook samen uit. Zo vergroot je de betrokkenheid en hebben alle betrokkenen hetzelfde beeld bij het te bereiken eindresultaat. Welke investeringen zijn nodig voor de adoptie? Waarom voeren we de adoptiestrategie uit? Wanneer is de adoptie een succes? Definieer mijlpalen die je kunt toetsen op haalbaarheid.

Tip 4: Vergroot je draagvlak

Identificeer en wijs key-users (ook wel champions of ambassadeurs genoemd) aan binnen de organisatie. Zij kunnen de directbetrokkenen enthousiast maken over wat er wordt geïmplementeerd. Ook is het belangrijk dat deze key-users de tijd krijgen om de gebruikersorganisatie te ondersteunen. In dat geval kunnen gebruikers bij key-users de vragen kwijt die normaal gesproken bij een Servicedesk belanden.

Tip 5: Pak meteen het laaghangend fruit

Identificeer en benoem in het begin van het project de pijnpunten die met weinig effort kunnen worden opgelost (bijvoorbeeld door de implementatie van standaardfunctionaliteit in het pakket). Zo vergroot je de betrokkenheid van de gebruikers.

Tip 6: Wees zichtbaar

Wees zichtbaar in de organisatie en organiseer dagelijkse of wekelijkse inloopmomenten waar gebruikers terechtkunnen met vragen en opmerkingen. Het is belangrijk dat de key-users ook aanhaken bij deze momenten. Gebruik de bestaande communicatiekanalen binnen de organisatie (nieuwsbrieven, e-mails, informatieborden et cetera).

Tip 7: Communiceer, communiceer, communiceer…

Communiceer helder en organisatie breed. Vertel over het belang van de verandering en licht toe wat er veranderd is ten opzichte van de oude situatie. Ga ook in op wat precies geïmplementeerd is en geef aan hoe dit bijdraagt aan de dagelijkse werkzaamheden van werknemers. Waar zitten de directe voordelen? Bij een migratie van SharePoint 2010 naar 2016/Office365, bijvoorbeeld, kun je eenvoudig alle nieuwe functionaliteit toelichten en linken aan eventuele pijnpunten (zie tip 5: het laaghangend fruit) van de organisatie. En nogmaals: communicatie begint voor de start van het project en loopt door tot ver na de oplevering!

Tip 8: Gebruik bekende gezichten

Bedrijfsonderdelen die de adoptie snel oppakken, kun je bij uitstek benaderen om andere afdelingen mee te nemen in het adoptietraject. Vaak kun je vanuit deze afdelingen ook vrij eenvoudig key-users toewijzen. Vraag de afdelingen om in korte sessies hun ervaringen te delen met de rest van de organisatie. Deze ‘bekende’ gezichten winnen vaak sneller het vertrouwen en zo komt de boodschap beter over.

Tip 9: Zorg voor trainingsmateriaal

Denk hierbij aan gerichte e-learning in combinatie met klassikale training – eventueel ondersteund met videomateriaal. Handige tips en trucs kunnen met video snel en helder worden uitgelegd. Stel het materiaal beschikbaar via de aanwezige communicatiekanalen. Dit draagt bij aan de herkenbaarheid van het geheel.

Mocht het maken van video’s niet direct tot de mogelijkheden behoren, dan is het maken van hand-outs met tips en trucs een goede optie. Een centraal aanspreekpunt bij belangrijke vraagstukken draagt ook bij aan de adoptie en belevingswereld van de gebruiker. Dit aanspreekpunt kan bijvoorbeeld Skype for Business of een centraal e-mailadres gebruiken dat frequent wordt gelezen.

Tip 10: Ga vooral door

Zoals ik al benoemde in de eerste tip: adoptie is een ongoing proces. Evalueer daarom de communicatiemiddelen die je gebruikt (e-learning, video’s, hand-outs et cetera) en werk deze periodiek bij. Zo kunnen ook nieuwe werknemers zich snel de omgeving eigen maken.

In het geval van SharePoint/Office365 is het aan te raden periodiek sessies in te plannen. Hierbij kan de roadmap van Microsoft leidend zijn. Welke functionaliteit rolt Microsoft uit? Welke functionaliteit is binnenkort beschikbaar voor gebruikers? Wat is de technische/functionele impact hiervan? Wat betekent het voor het dagelijks werk van de gebruiker? En wat gaat er veranderen? Kortom, voor succesvolle adoptie heb je tijd en resources nodig.

Tot zover mijn drieluik over het wel en wee van de SharePoint-migratiewereld. In mijn volgende blogs neem ik Hybrid SharePoint en Office365 onder de loep. Tot snel!